Zeitaufnahmen werden auch als Zeitstudien bezeichnet und dienen der Ermittlung von Sollzeiten. Die Sollzeiten werden durch die Messung sowie die Analyse von Istzeiten bestimmt. Die Zeitermittlung erfolgt beispielsweise mithilfe eines Zeitaufnahmegerätes. Solche Zeitstudien werden beispielsweise zu wissenschaftlichen Zwecken durchgeführt und können, je nach Zeitaufnahmen-Spezifikation, auch zur Festlegung eines Planzeitenkataloges genutzt werden. Allerdings dürfen und sollten Zeitaufnahmen nicht durchgeführt werden, wenn die Person, die beobachtet wird, nichts von der Beobachtung weiß.
Wer Zeitaufnahmen durchführen lassen möchte, der muss den Mitarbeitern, sofern sie beobachtet werden, die Beobachtung mitteilen. Des Weiteren sollte den Mitarbeitern ebenfalls mitgeteilt werden, ob nach Erhebung sowie Analyse der Daten eine sogenannte Leistungsgradbeurteilung erfolgt. Zeitaufnahmen können ohne oder mit Leistungsgradbeurteilungen ausgeführt werden. In der Regel werden die Daten mit Leistungsgradbeurteilung bei körperlichen Arbeiten erhoben und analysiert. So sind Leistungsgradbeurteilungen beispielsweise wesentlich, wenn der Inhaber des Arbeitsplatzes Aufgaben ausführt, die durch seine Bewegung beeinflusst werden und bei denen spezifische körperliche Ablaufschritte notwendig sind.
Wer Zeitaufnahmen durchführen lassen möchte, der muss seinen Mitarbeitern nicht nur mitteilen, dass Daten erhoben werden. Es ist auch notwendig über den Verwendungszweck Informationen herauszugeben. Die Mitarbeiter müssen wissen, ob und inwiefern Ihre Leistung bei der Erhebung sowie der Analyse der Daten eine Rolle spielt. Unternehmen, deren Angestellte bzw. Mitarbeiter nach Tarifverträgen arbeiten müssen besondere Regelungen beachten. So sollten die betrieblichen sowie tariflichen Regelungen zur Informationsweiterleitung unbedingt beachtet werden. Vorgesetzte Führungskräfte, eventuell vorhandene Personalvertretungen und weitere befugte Personen müssen über die Vorgehensweise der Zeitaufnahme sowie über das Ziel eingehend informiert werden. Die Informationen sollten vor der Datenerhebung gegeben werden.
Zur Erhebung der Daten wird beispielsweise ein Zeitaufnahmebogen genutzt. Der Bogen gilt als Urkunde und darf daher nur mit radierechten Schreibgeräten ausgefüllt werden. Des Weiteren müssen der oder die Beobachter, bei Leistungsgradbeurteilungen die entsprechenden Leistungsgrade bzw. die Beobachtung dieser beherrschen.
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